Dış Paydaş Görüşlerinin
Birim Kalite Süreçlerine
Yansıtılması Kılavuzu
Dış paydaş görüş ve önerilerinin birimlerin eğitim–öğretim ve kalite süreçlerine sistematik biçimde entegre edilmesi, kalite güvencesinin en kritik aşamalarından biridir. Bu kapsamda, birimlerin dış paydaşlardan düzenli geri bildirim alması, geri bildirimleri analiz ederek karar süreçlerine dâhil etmesi ve yapılan iyileştirmeleri görünür kılması önem taşımaktadır.
ADIM 01
Paydaş Görüşlerinin Toplanması İçin Sistematik Mekanizmalar Kurulması
1.1. Çevrimiçi Sistemlerin Kullanımı
- www.unikys.omu.edu.tr sisteminin kullanımının birimler tarafından teşvik edilmesi.
- Paydaşlara iletilen bilgilerin görüş verme motivasyonunu artıracak şekilde düzenlenmesi.
- Yapılan iyileştirmelerin sistem üzerinden duyurulması.
1.2. Anketler ve Formlar
- Mezun, işveren, sektör temsilcileri ve akredite kuruluşlara yönelik anketlerin yılda en az bir kez uygulanması.
- Anket sonuçlarının Birim Kalite Kurulu tarafından değerlendirilmesi.
1.3. Odak Grup Toplantıları
- Mezunlar, işverenler ve meslek örgütleri gibi dış paydaşlarla yapılan toplantıların tematik ve raporlanabilir yapıda planlanması.
1.4. Sektör Danışma Kurulları
- Danışma Kurullarının her program/bölüm düzeyinde oluşturulması, yılda en az bir kez toplanması.
- Toplantı çıktılarının yazılı rapor haline getirilmesi.
ADIM 02
Veri Toplama ve Analiz Süreci
2.1. Verilerin Sınıflandırılması
- Gelen görüşlerin nitel ve nicel olarak ayrıştırılması.
- Yorumların tema bazlı gruplandırılması.
2.2. Ortak Değerlendirme
- İç paydaşlarla birlikte yapılan toplantılarda önerilerin önceliklendirme mantığı ile ele alınması.
2.3. Analitik Raporlama
- SWOT analizinin birim düzeyinde hazırlanarak “Dış Paydaş Analiz Raporu”na dönüştürülmesi.
ADIM 03
Paydaş Görüşlerinin Karar Alma Süreçlerine Entegrasyonu
3.1. Kalite Güvence Döngüsü ile Uyum
- Paydaş görüşlerinin Bologna / Kalite Güvencesi döngüsünün Planla–Uygula–Kontrol Et–Önlem Al döngüsüne doğrudan bağlanması.
3.2. Öneri Bazlı Karar Kayıtları
- Kabul edildi / kısmen uygulandı / uygulanmadı durumunun belirtilmesi.
- Uygulanmayan öneriler için gerekçelerin şeffaf biçimde yazılması.
- Her önerinin sorumlu birim veya komisyona atanması.
3.3. Yıllık Program/Birim Değerlendirme Raporu
- Raporda dış paydaş katkılarına yer veren özel bir başlığın oluşturulması.
- Önerilerin sonucunda yapılan iyileştirmelerin kanıta dayalı şekilde sunulması.
- Program Değerlendirme Kurulları yıllık raporlarında paydaş önerilerinin ne ölçüde dikkate alındığını göstermeli.
ADIM 04
Şeffaflık, Bilgilendirme ve Geri Bildirim
4.1. Sonuçların Paylaşılması
- Bölüm/birim web sitesi, bülten, yıllık kalite raporlarında gerçekleştirilen iyileşmelerin duyurulması ve yayımlanması.
- Yıllık kalite raporlarında dış paydaş önerilerinin etkisinin gösterilmesi.
4.2. Paydaşlara Geri Bildirim
- Mezun ve işverenlere “Dış Paydaş Geri Bildirim Raporu” gönderilmesi.
4.3. İzleme
- Uygulamaya alınan düzenlemelerin etkisinin takip eden dönem anketleri ile izlenmesi.
ADIM 05
Somutlaştırılmış Örnek Uygulamalar
İşveren önerisi doğrultusunda ders içeriklerine uygulamalı faaliyet/projeler eklenmesi.
Mezun anketi sonuçlarına göre seçmeli ders havuzunun genişletilmesi.
Sektör Kurulu kararı ile staj süresinin güncellenmesi.
Mezun taleplerine göre atölye veya sertifika programlarının açılması.
Not: Bu değişikliklerin tümü, yıllık kalite raporlarında “Dış Paydaş Katkıları” başlığı altında belgelenmelidir.
ADIM 06
Birimlerin Sorumlulukları
Dış paydaş görüş toplama araçlarını aktif ve düzenli kullanmak.
Gelen verileri kanıta dayalı analiz ederek sürece entegre etmek.
Geri bildirim döngüsünü tamamlayarak paydaşlara sonuç iletmek.
Yapılan tüm süreçleri belgelerle destekleyerek arşivlemek.